Mairie numérique accessible 24h/24 en France

À Marolles-les-Braults, une commune d'environ 2 000 habitants dans la Sarthe, les habitants peuvent effectuer leurs démarches administratives en ligne à tout moment. La mairie se décrit comme « ouverte 24h/24 », dans le but de simplifier la vie quotidienne des habitants et de réduire la charge de travail du personnel.

Plateforme numérique pour les démarches administratives

Avec l'aide de Nouvelle Époque, la commune a développé une plateforme numérique qui permet aux habitants de déposer des demandes d'urbanisme, de réserver des salles communales et de gérer les inscriptions à la cantine scolaire depuis leur ordinateur ou leur téléphone. La commune affirme être la « première mairie ouverte 24h/24 et 7 jours sur 7 en France », même si le personnel ne travaille pas en permanence et que certaines procédures nécessitent encore une validation par les agents.

Origines de l'initiative numérique

Cette initiative ne répondait pas directement à une demande des habitants. Elle est née du constat que les horaires d'ouverture de la mairie ne correspondaient pas à ceux d'une partie de la population, ainsi que de discussions sur les réseaux sociaux. Nouvelle Époque avait un projet de numérisation complète de la première mairie ou ville de France, et le soutien du maire, ainsi que l'intérêt de Cholet pour les nouvelles technologies, ont rendu le projet réalisable.

Gains d'efficacité pour le personnel

La transformation numérique a amélioré l'efficacité du personnel en regroupant les tâches dans une interface unique, afin d'éviter les saisies de données en double. Par exemple, les parents peuvent désormais signaler l'absence d'un enfant jusqu'à 8 h 30, le nombre de repas étant automatiquement transmis aux équipes de la cantine. Auparavant, la responsable de la cantine consacrait deux heures par jour aux tâches administratives, qui peuvent désormais être réorientées vers des activités destinées aux enfants.

Adaptation du personnel et usage de l'intelligence artificielle

La transformation a également touché les agents, qui ont utilisé plusieurs générations d'outils. Cholet cite Isabelle, une employée qui travaillait autrefois sur une machine à écrire et qui contribue désormais aux améliorations de la plateforme. L'entreprise précise que l'intelligence artificielle joue un rôle limité, principalement à travers un agent conversationnel (chatbot) fonctionnant avec Mistral AI, chargé de répondre aux questions simples des utilisateurs.

Infrastructure technique et sécurité

Sur le plan technique, Nouvelle Époque a développé un système fermé et propriétaire, inspiré de l'écosystème d'Apple. L'ancien site internet de la commune utilisait WordPress, un outil vulnérable aux attaques. L'entreprise a donc créé un code modulaire hébergé sur un serveur dédié situé en France. Les solutions tierces non françaises, comme Microsoft 365, ont été écartées, et l'entreprise prévoit prochainement de déployer un système d'exploitation sur mesure.

Modèle financier et accessibilité

La commune finance le service par un abonnement annuel. Cholet affirme que la résiliation des anciens contrats permettra de compenser les coûts. Toutefois, les montants exacts n'ont pas été communiqués. Pour réduire la fracture numérique, la commune conserve un espace d'accueil physique équipé d'un grand écran tactile et d'un clavier, où le personnel aide les usagers qui peinent à utiliser les outils numériques, dans le but de favoriser leur autonomie sur les autres portails publics.

Objectifs et influence futurs

La commune espère servir d'exemple à d'autres collectivités. Nouvelle Époque est en contact avec plusieurs autres communes intéressées par des initiatives similaires. Le projet est considéré comme un modèle potentiel pour d'autres petites villes souhaitant moderniser leurs services administratifs.