Les outils d'IA au service de la comptabilité

L'IA est de plus en plus utilisée en comptabilité pour des tâches comme la récupération des factures, la lecture de leurs informations et leur rapprochement avec les paiements. Ces outils peuvent extraire des données telles que le nom du fournisseur, la date et les montants, et suggérer de les associer au paiement bancaire correspondant.

Plusieurs entreprises proposent des solutions comptables fondées sur l'IA

Plusieurs sociétés, comme Dougs, Pennylane, Indy, Tiime, Cegid et Sage, proposent des outils comptables pilotés par l'IA. Certaines ne fournissent que le logiciel, d'autres proposent des services comptables, et d'autres encore combinent les deux. Il est important de savoir si l'entreprise fait appel à un service ou utilise un outil pour comprendre comment l'IA modifie le processus comptable.

L'IA élargit les capacités existantes de reconnaissance de documents

La reconnaissance de documents et les règles automatisées existent depuis des années. Des entreprises comme Cegid et Sage utilisent désormais l'IA pour améliorer ces fonctions, permettant au logiciel de détecter des anomalies, d'aider aux recherches ou de préparer des analyses, en élargissant le travail qu'il assurait déjà.

Les entreprises peuvent choisir de gérer leur comptabilité en interne ou de la confier à l'extérieur

Une entreprise peut gérer sa comptabilité en interne à l'aide d'un outil ou faire appel à un cabinet externe. Certains cabinets développent leur propre technologie, tandis que d'autres utilisent des outils de fournisseurs tiers. Par exemple, Dougs associe son service à son propre logiciel, tandis que Keobiz utilise les outils de Pennylane.

L'IA ne peut pas remplacer le jugement humain en comptabilité

Si l'IA peut identifier un fournisseur et un montant, elle ne comprend pas forcément le contexte de la dépense. Un expert-comptable reste nécessaire pour interpréter la dépense, notamment dans les cas de transactions inhabituelles, de paiements partiels ou d'informations manquantes, qui peuvent exiger une vérification et des échanges avec l'entreprise.

Des entreprises américaines développent de l'IA pour les professionnels de la comptabilité

Aux États-Unis, Basis crée des outils d'IA destinés aux professionnels de la comptabilité qui examinent le travail. Ces outils génèrent des écritures proposées accompagnées de justifications qui doivent être validées avant d'être enregistrées. Le comptable doit ensuite examiner et corriger les propositions, afin que le processus de vérification reste efficace.

L'IA réduit la manipulation de documents, mais pas toutes les tâches

Le bénéfice le plus immédiat de l'IA est la diminution du nombre de documents à téléverser, à envoyer et à classer. Cependant, l'entreprise doit toujours fournir les documents manquants, expliquer certaines opérations et communiquer les informations que les outils ne peuvent pas récupérer. La facturation électronique peut aider en fournissant directement des données exploitables, mais des questions sur le contenu subsistent.

Mesurer le temps gagné grâce à l'IA exige un suivi rigoureux

Pour évaluer le bénéfice de l'IA, il est important de suivre le temps passé à préparer les documents, le nombre de demandes, de relances et de problèmes résolus sur un mois complet. Un bilan annuel peut ensuite déterminer si ce suivi tout au long de l'année réduit les recherches de dernière minute. La pertinence du temps gagné dépend des tâches précises mesurées.

L'automatisation permet une utilisation plus efficace du temps

Si l'automatisation réduit la saisie de données, elle ne fournit pas automatiquement davantage de conseils. Les entreprises peuvent utiliser le temps gagné pour traiter davantage de dossiers, réduire les délais, renforcer les contrôles ou approfondir leurs échanges avec les clients. Les collaborateurs doivent apprendre à contrôler les propositions du logiciel et à expliquer les résultats, ce qui nécessite une formation.

Choisir un service comptable implique d'évaluer l'accompagnement et les coûts

Avant de choisir un service comptable, une entreprise doit considérer l'accompagnement disponible, comme les échanges à distance ou les rendez-vous annuels. Le coût du service sur une année doit également être évalué, en incluant le logiciel, la comptabilité, les déclarations, le bilan, la paie, le juridique et le conseil. Les besoins varient selon l'activité et la complexité de chaque entreprise.

Comparer les offres comptables doit reposer sur l'expérience concrète

Pour comparer les offres, une entreprise doit examiner le coût d'une année de service et non seulement les tarifs mensuels. Elle doit aussi considérer ce qui est inclus dans le service, comme le logiciel, la comptabilité et l'accompagnement. L'expérience du cabinet dans le secteur et ses liens avec les outils existants peuvent aider à éviter un travail manuel supplémentaire.

Évaluer une offre comptable implique de tester le processus

Avant de souscrire, une entreprise peut commencer par une facture et suivre son traitement jusqu'à l'étape de contrôle. Elle peut ensuite examiner ce qui se passe lorsqu'un document manque ou qu'une erreur survient. Cela révèle le temps réellement gagné, le travail encore nécessaire et la qualité du service. Six points clés permettent de comparer les offres : le travail inclus, les tâches du dirigeant, la gestion des erreurs, l'accompagnement, le coût annuel et la récupération des données.