Adresses conservées dans les logiciels

Un cabinet d'avocats de cinq collaborateurs, en activité depuis dix ans, détient entre trois cents et huit cents adresses de personnes qui lui font déjà confiance. On y trouve d'anciens clients, des experts-comptables, des notaires, des confrères et des contacts rencontrés lors de salons professionnels. Ces adresses sont conservées dans un logiciel de gestion, trois carnets d'adresses et un tiroir rempli de cartes de visite.

La crainte d'envoyer une lettre d'information

Lorsqu'on les interroge chez MEC Digital, la réponse des cabinets est presque toujours la même : « Nous n'osons pas leur écrire à cause du RGPD. » Cette crainte se comprend, mais elle repose sur une méprise sur la réglementation. Trois niveaux de règles s'appliquent à l'envoi de lettres d'information, et aucun n'interdit totalement cette pratique.

Base juridique de l'envoi

Le premier niveau comprend le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les règles issues de la directive ePrivacy. Le RGPD exige une base juridique pour le traitement des adresses, une information transparente des personnes et le droit de s'opposer à la prospection. Le considérant 47 admet expressément la prospection comme intérêt légitime du responsable de traitement. La directive ePrivacy, transposée à l'article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques, impose un consentement préalable pour la prospection directe par courrier électronique, avec une exception pour les cabinets d'avocats. Si les coordonnées ont été recueillies à l'occasion d'une prestation, le cabinet peut envoyer des informations sur ses services, à condition que la personne ait pu s'y opposer au moment de la collecte et puisse encore le faire dans chaque message.

Règles professionnelles et déontologiques

Le deuxième niveau est le Règlement intérieur national (RIN). Depuis 2014, les avocats peuvent recourir à la publicité et à la sollicitation personnalisée, sous certaines conditions. L'article 10 du RIN exige une information sincère sur la nature des services, l'absence de mentions comparatives ou dénigrantes, l'absence de promesse de résultat, et une sollicitation personnalisée uniquement par courrier. Une lettre mensuelle, honnête et signée, respecte ces conditions sans grand effort.

Règles du secret professionnel

Le troisième niveau concerne le secret professionnel. L'article 66-5 de la loi de 1971 et l'article 2 du RIN n'admettent aucune exception liée aux besoins de communication. Aucun client ne doit pouvoir être identifié, directement ou par recoupement. Les détails tels que les secteurs, les villes, les montants et les délais sont modifiés, et les dossiers sont anonymisés ou fusionnés. Les affaires en cours ne sont jamais évoquées, même de manière anonymisée, car la partie adverse peut être abonnée à la lettre.

Identification obligatoire et authentification

La directive sur le commerce électronique impose que toute communication commerciale soit clairement identifiable et mentionne les coordonnées de l'expéditeur. Le pied de page doit indiquer le nom du cabinet, son adresse, son inscription au barreau et ses coordonnées de contact. Depuis février 2024, les fournisseurs de messagerie exigent également l'authentification du domaine (SPF, DKIM, DMARC) et une option de désabonnement en un clic, faute de quoi la lettre risque de finir dans les courriers indésirables.

Constituer la liste d'adresses

Le cabinet rassemble les adresses existantes en notant, pour chacune, son origine, qui sert de base juridique à l'inscription. La liste s'enrichit grâce à la lettre de mission, au formulaire de contact du site internet, aux profils LinkedIn des associés, aux listes de participants aux salons et à un guide pratique échangé contre une adresse et un consentement explicite. Elle ne comprend jamais de fichiers achetés ni de contacts LinkedIn exportés, pratiques illégales ou contraires aux conditions d'utilisation des plateformes.

Format de la lettre d'information

Les lettres d'information qui échouent ressemblent souvent à des magazines, avec plusieurs colonnes, des logos et des actualités. Celles qui fonctionnent sont des lettres rédigées comme si elles s'adressaient à une seule personne. Elles présentent une idée énoncée dans les deux premières phrases, le récit anonymisé d'un dossier, une action à mener dans la semaine et un post-scriptum sur le cabinet. Elles comptent entre trois cents et cinq cents mots, avec un objet qui nomme l'idée plutôt que le mois, et sont envoyées chaque mois à date fixe.

Temps nécessaire et indicateurs de réussite

Rédiger une lettre prend environ une heure : quinze minutes pour choisir une question récurrente posée par les clients, vingt minutes pour rédiger, dix minutes pour vérifier l'anonymat et la conformité, dix minutes pour programmer l'envoi et cinq minutes pour réserver du temps aux réponses. Le succès se mesure au nombre de réponses, et non au taux d'ouverture, que les dispositifs de protection de la messagerie peuvent gonfler. Une réponse ouvre une conversation, et c'est souvent de là que naissent les dossiers.

Points essentiels

Un cabinet peut envoyer à ses anciens clients des lettres d'information sur ses services sans nouveau consentement, à condition que la possibilité de refuser ait été offerte au moment de la collecte des données et figure dans chaque message. Les professionnels sont contactés à leur adresse professionnelle, avec une information et le droit de s'opposer ; les particuliers qui n'ont jamais été clients nécessitent un consentement préalable. L'article 10 du RIN autorise les lettres d'information par courrier électronique, sans promesses, comparaisons ni mentions de spécialisations non reconnues. Les récits de dossiers sont anonymisés et ne concernent jamais les affaires en cours. Le pied de page identifie le cabinet, le domaine d'envoi est authentifié et le désabonnement se fait en un clic. Un cabinet qui traite ces points avant le premier envoi peut adresser une lettre mensuelle à des personnes qui lui font déjà confiance, lue parce qu'elle ne ressemble pas à de la publicité.