Les dispositifs de conformité ne sont pas vérifiés

L'audit SPOT 2025 de l'AMF révèle que, si les entreprises savent enregistrer les appels, elles omettent souvent de vérifier que l'enregistrement fonctionne réellement. Cela met en lumière une faille critique dans la manière dont la conformité est gérée dans les services financiers.

Le recul des ordres passés par téléphone accroît les risques

L'usage du téléphone pour l'exécution des ordres recule : seules 19 % des sociétés de gestion interrogées par l'AMF utilisaient encore les ordres vocaux à l'été 2025. Pourtant, les risques réglementaires liés à ce canal demeurent importants et pourraient même être plus difficiles à maîtriser à mesure qu'il perd de son importance.

La conformité passe de l'équipement au contrôle

Traditionnellement, la conformité consistait à s'assurer que le bon équipement et les bonnes procédures étaient en place. Or, l'audit SPOT montre que le véritable enjeu est désormais de savoir si le système capte effectivement ce qu'il doit capter. Cela exige une supervision continue, et non une simple mise en place initiale.

La technologie ne suffit pas

Même lorsque les bons outils sont en place, les entreprises peuvent ne pas veiller à ce qu'ils soient correctement utilisés. L'AMF a relevé des cas de lignes enregistrées avec retard, d'appels non captés et de salariés interrompant manuellement les enregistrements. Le problème ne tient donc pas seulement à la technologie, mais aussi au contrôle de son usage.

Les smartphones révèlent des lacunes de supervision

Dans cinq entreprises examinées, les communications mobiles étaient enregistrées au moyen d'une application connectée au système de l'entreprise. Cependant, aucune ne vérifiait si les salariés utilisaient cette application plutôt que la fonction native du téléphone ou d'autres canaux. Certains employés recouraient même à des moyens de communication alternatifs.

La téléphonie moderne exige un suivi permanent

Avec la multiplication des smartphones, du télétravail et des outils de communication variés, la conformité ne peut plus se limiter à une configuration ponctuelle. Elle doit être observable, permettant aux entreprises de détecter les enregistrements manquants ou les changements d'appareils. Cela suppose un changement dans la manière dont la conformité est gérée.

La vérification des enregistrements est essentielle

La campagne SPOT a constaté que certaines entreprises n'étaient pas en mesure de fournir les enregistrements demandés d'ordres vocaux. Dans un cas, des ordres avaient été passés depuis un téléphone non enregistré, et les fichiers ont dû être récupérés auprès du courtier. Cela montre qu'un système d'enregistrement n'est utile que s'il peut être fiable au moment où l'on en a besoin.

Les politiques de conservation doivent être vérifiées

Si certaines entreprises respectent les règles de conservation, l'AMF souligne que celles-ci ne sont efficaces que si l'entreprise peut confirmer leur application. Les fichiers doivent être présents pendant la durée requise, supprimés à son terme et accessibles en cas de besoin. Cela exige un contrôle actif, et pas seulement une politique écrite.

Les contrôles internes passent souvent à côté des problèmes

Malgré des contrôles formalisés, certaines entreprises n'ont pas détecté des défaillances telles que des échecs d'enregistrement ou l'usage de téléphones non enregistrés. Le danger réel n'est donc pas qu'un système tombe en panne, mais qu'une défaillance passe inaperçue. La supervision doit faire partie intégrante de la conformité.

La conformité doit être traitée comme une infrastructure critique

L'AMF conclut que la conformité téléphonique devrait être gérée comme une infrastructure critique. Elle exige des contrôles réguliers, des alertes et des tests pour garantir son bon fonctionnement. Sans supervision active, même les meilleurs systèmes d'enregistrement risquent de ne pas fournir les preuves nécessaires au moment où elles comptent le plus.