La campagne SPOT 2025 de l'AMF révèle des défaillances de conformité dans l'enregistrement des appels, les entreprises peinant à garantir le bon fonctionnement des systèmes malgré le recul des ordres vocaux.
Des systèmes d'enregistrement pas toujours fiables
La campagne de contrôle SPOT 2025 menée par l'AMF montre que le simple enregistrement des appels ne suffit pas à assurer la conformité. Les entreprises ne vérifient pas toujours que leurs systèmes d'enregistrement fonctionnent correctement, même lorsqu'elles savent les paramétrer.Recul de l'usage des ordres vocaux
L'AMF constate que moins de sociétés de gestion d'investissement recourent aux ordres passés par téléphone. À l'été 2025, seules 19 % des sociétés interrogées utilisaient cette méthode, ce qui traduit une évolution dans la manière dont les ordres sont exécutés.Un risque toujours élevé malgré un usage moindre
L'AMF met en garde : le risque lié aux ordres passés par téléphone ne diminue pas avec leur recul. Il peut même devenir plus difficile à maîtriser, d'autant que le téléphone n'est plus le canal principal des opérations.Les smartphones compliquent la conformité
Le smartphone a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs communications. Dans cinq sociétés contrôlées, les enregistrements des appels mobiles reposaient sur une application connectée au système de l'entreprise. Toutefois, aucune ne vérifiait si les salariés utilisaient effectivement cette application plutôt que les fonctionnalités d'appel natives de leur téléphone.Une téléphonie désormais diffuse
Les systèmes de téléphonie actuels sont répartis entre smartphones, télétravail et diverses applications. La conformité ne peut donc pas reposer uniquement sur la configuration initiale et sur les procédures destinées aux salariés. Elle doit pouvoir être observée et détectée en continu.Des enregistrements manquants qui inquiètent
La campagne SPOT a révélé que certaines entreprises étaient incapables de fournir les enregistrements demandés. Dans un cas, des ordres avaient été passés depuis un téléphone non enregistré, et les fichiers ont dû être récupérés auprès du courtier, ce qui soulève des questions sur l'efficacité des systèmes d'enregistrement.Des règles de conservation à vérifier
L'AMF suggère une durée de conservation standard de cinq ans pour les enregistrements, avec la possibilité de la porter à sept ans. Cette règle ne prend toutefois tout son sens que si les entreprises peuvent confirmer qu'elle est respectée, notamment en veillant à ce que les fichiers ne soient pas supprimés prématurément et restent facilement accessibles.L'accès aux enregistrements doit être sécurisé
Le contrôle SPOT a également mis en évidence des risques liés à l'accès indirect aux enregistrements, par exemple lorsqu'une équipe se charge de leur traitement. Un dispositif abouti doit garantir un accès sécurisé, traçable et immédiat. Faute de quoi, les enregistrements perdent une grande partie de leur utilité.Des contrôles internes qui ne détectent pas les anomalies
Malgré des contrôles formalisés, certaines entreprises de l'échantillon n'ont pas détecté des problèmes tels que des pannes d'enregistrement ou l'usage de téléphones non enregistrés. L'AMF recommande des vérifications régulières et fondées sur les risques, comme l'écoute trimestrielle d'un échantillon d'ordres vocaux.
