La loi impose un stockage des documents à long terme

Une loi adoptée le 2 août 2021 obligeait les entreprises à conserver les registres des risques professionnels, dans un document appelé DUERP, pendant au moins quarante ans, et à les déposer sur un portail numérique national. L'objectif était de permettre aux salariés de retrouver les risques passés, en particulier ceux ayant des effets de santé à long terme.

Portail numérique retardé et incomplet

Malgré les exigences de la loi, aucun portail numérique fonctionnel n'était opérationnel aux échéances fixées pour 2023 et 2024. En novembre 2023, le ministère du Travail a reconnu que la mise en place du portail se heurtait à de sérieuses difficultés, notamment le financement, la protection des informations sensibles et la mise en place de contrôles d'accès appropriés.

Un rapport remet en question la nécessité du portail

Un rapport de l'Inspection générale des affaires sociales (IGAS), publié en décembre 2022, estimait que le portail numérique n'était pas une solution viable, en raison d'un rapport bénéfices-risques défavorable. Il recommandait que les anciens salariés accèdent plutôt aux informations par l'intermédiaire du service de santé au travail et de prévention qui suit leur ancien employeur. Le rapport notait également que moins de la moitié des entreprises respectent l'obligation liée au DUERP.

Une réponse ministérielle tardive qui retarde la solution

En mai 2024, le gouvernement a confirmé que le dépôt numérique ne pourrait pas être mis en œuvre comme prévu et qu'une solution alternative était en discussion avec les organisations patronales. Toutefois, aucun calendrier n'a été annoncé, et l'obligation légale demeure inchangée dans le Code du travail, ce qui laisse les employeurs sans moyen clair de se conformer à la loi.

Les employeurs doivent conserver les documents manuellement

En l'absence de portail numérique, les employeurs doivent conserver chaque version du DUERP pendant quarante ans, sous forme papier ou numérique. Ils doivent également afficher les modalités d'accès sur le lieu de travail, mettre à jour le document chaque année dans les entreprises comptant au moins 11 salariés, et s'assurer que les traces de toutes les transmissions sont conservées. Il leur est conseillé de conserver les versions sur plusieurs supports, tels que des clés USB ou des services en nuage, afin de garantir le respect de la loi.